Als de inhoud niet omarmt wordt

Hoe kan het dat een ijzersterk rapport toch niet leidt tot een gedragen besluiten en/of de gewenste verandering? Waarom wordt de gepresenteerde waterdichte oplossing niet instemmend omarmd door de gemeente? Blijkbaar is er meer nodig dan alleen een ‘goed verhaal’. Let wel, een goed verhaal is essentieel, maar niet voldoende.

“Blijkbaar is er meer nodig dan alleen een ‘goed verhaal’.”

Een Procesbegeleider in je gemeente

De neutrale derde, warm-afstandelijke, betrokken buitenstaander, kortom ‘de procesbegeleider’ heeft kennis van zaken, maar geen invloed op het (inhoudelijke) resultaat. Een procesbegeleider begeleidt, reguleert, faciliteert en stimuleert het gesprek, de dialoog. Procesbegeleiding kan ook heel goed preventief worden ingezet, juist ter voorkoming van misverstanden, vertraging, extra kosten en conflicten.

Met andere woorden, de procesbegeleider houdt de vaart er in. Of zoals ik zelf graag zeg, ik help jouw gemeente verder. Om verder te kunnen of om verder te komen. Als regisseur kan ik het gesprek óver het gesprek beginnen.

Procesverloop; Inhoud en Samenwerken

Als ik kom meedenken over het procesverloop, dan gaat het mij om twee aspecten’; inhoud en samenwerken. Samenwerken doe je met alle belanghebbenden en betrokkenen bij het onderwerp. Soms voor hen, maar bij voorkeur mét hen maak/bepaal je de inhoud. De inhoud is feitelijk, analytisch, maar belangrijker nog is de interpretatie en waardering van de feitelijke situatie. Het samen betekenis geven aan de situatie is soms lastig, maar is tegelijk enorm verhelderend om elkaar beter te kunnen begrijpen.

Je kan echter alleen betekenis en waardering geven aan de situatie als er een ‘ijkpunt’ is. Wanneer is iets ‘goed’ of ‘slecht’, of ‘fijn’ of ‘niet fijn’? Waaraan ontlenen we deze ‘norm’? En dus welke ‘waarden’ zijn er in het geding? Ook dit gesprek, deze dialoog, over wat we belangrijk vinden en in ere willen houden, ook dat helpt om te begrijpen waarom de ander al dan niet klaar is om mee te bewegen.

In een proces wordt samen, anders dan in een project, het eindresultaat bepaald. Iedere betrokkene op belanghebbende mag zijn of haar belangen, zienswijze en inzichten komen delen. Soms is het al een proces op zich om een belanghebbende zich eigenaar of verantwoordelijk te laten voelen voor een gezamenlijk probleem, maar goed. De oplossing is vooraf niet bepaald, maar de precieze vorm wordt gezamenlijk vorm gegeven op basis van de feiten die tot (nieuwe) inzichten hebben geleid en van waaruit de meest voordelige keuze wordt gemaakt.

“Samen betekenis geven aan onze situatie maakt de situatie niet anders, maar we ervaren we de verbondenheid. Dit is onze gemeente, we zijn samen verantwoordelijk voor de weg die we gaan.”

Procesinrichting; wanneer en wie

Maar hoe doe je dat? Wanneer overleg je met wie, of welke belanghebbende? Hoe zorg je voor de nodige transparantie, maar voorkom je dat je onnodige onrust veroorzaakt? Kun je een vooronderzoek doen zonder dat je daarbij verwachtingen schept? Welke rol en invloed geef je aan een projectgroep, een commissie en het gemeentegesprek? En als kerkenraad, welke ruimte geef je aan verschillende groepen? Wat is je visie op besluiten nemen en leiding geven?

Het vooraf afstemmen van rollen en posities kan voor heldere verwachtingen zorgen. Wanneer mag ik meepraten, wanneer wordt een besluit genomen, hoe wordt dat besluit genomen? Worden mijn belangen gehoord, gehonoreerd en krijg ik een eerlijke reactie als mijn belangen niet geheel gehonoreerd kunnen worden? Welke positie en rol hebben wij als commissie of projectgroep, en wat is nu eigenlijk de bedoeling van een gemeenteavond…

Het gaat ook over het bieden van gelegenheden. Beschikbaar zijn voor vragen, een ontmoeting creëren waardoor twijfels geuit kunnen worden, maar ook waar kritische vragen kunnen worden gesteld. Waar mensen kunnen en mogen meedenken en waar het draagvlak kan worden getoetst, waar je hoort dat de informatie nog tekort schiet, of dat het draagvlak groot genoegd is, etc. etc. En soms is het nodig om zelf actief op zoek te gaan naar reacties van bepaalde (nog niet gehoorde) doelgroepen.

Proceseffect of -resultaat; wat brengt ons nu verder?

Een proces, hoe complex en zorgvuldig die ook wordt voorbereid en uitgevoerd, het moet wel ergens toe leiden. Met een veranderingsproces beogen we vaak een gezamenlijke en brede vernieuwing van inzichten die leidt tot in beweging komen of liever nog tot enthousiasme. Bij een besluitvormingsproces zullen we uit de studies, overzichten en gehoorde belangen een weloverwogen besluit moeten nemen die wordt geaccepteerd, ook al doet het pijn.

Dé procesvraag is telkens “wat brengt ons nu verder?”. Met deze vraag opent zich de ruimte voor een keur aan invalshoeken en ‘interventies’. Ook al is het antwoord dikwijls niet eenvoudig. Moeten er nieuwe vragen beantwoord worden, nadere onderzoeken en analyses gedaan worden, nieuwe informatie opvragen of juist ophalen bij gemeenteleden. Het kan ook goed zijn dat er eerst gesprekken moeten plaatsvinden, afstemming moet zijn, of dat alle informatie verzameld en geordend moet worden voor een brede reflectieronde.

De vraag is ook welk ‘effect’ heb je nu nodig? Wil je dat mensen elkaar beter leren begrijpen, nieuwe inzichten opdoen, reflecteren op hun eigen belangen, of dat er concrete stappen worden gezet, een keuze wordt gemaakt, of … Wil je het verlangen aanwakkeren, mensen op een nieuwe manier aanspreken of juist wakker schudden, betrokkenheid genereren of juist hun verantwoordelijkheid laten voelen. Maken we een videoboodschap, presentatie of toch een aparte magazine, hoe ‘oogsten’ we de reacties van kleine groepsgesprekken, inventariseren we de verschillende belangen en wie vraagt naar de reactie van hen die zich niet hebben laten zien? Kortom, een belangrijk onderdeel dat zorgt voor de effectiviteit van het proces.

“Wat brengt ons nu verder?

Voorbeelden van Procesmethoden

Vooraf moet gezegd worden dat de verdeling tussen procesverloop, -inrichting en -effect niet strikt gemaakt kan worden. Methoden of stappenplannen, kiezen hun verschiln in benadering, elk idee gaat uit van een bepaalde invalshoek. In zekere zin vullen ze elkaar dus ook aan, want mensen zijn niet gelijk. Mensen verschillen hoe en wanneer ze in beweging komen (zowel mee als ook tegen…).

Als het gaat om het procesverloop (wat moet er eerst gebeuren) dan kennen we bijvoorbeeld:

  • B-O-B; Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming
  • Decisions by Design; Feiten, Reflectie, (Nieuwe) Inzichten, Besluiten
  • 4B’s; Begrijpen, Bepalen, Bedenken, Beginnen

Als het gaat om de procesinrichting (wie, wanneer en hoe) dan kennen we bijvoorbeeld:

  • Samensturing, een methode die aan de hand van eigenaarschap en verantwoordelijkheid zelfstandig aan de slag gaat om tot een oplossing te komen
  • Hoe krijg je ze mee?; een methode die ook stevig leunt op ‘proceseffecten’, maar die toch ook vooral de positie en samenwerking tussen groepen hanteerbaar te maken om tot het gewenste effect te komen.

Als het gaat om de proceseffecten (wat brengt ons nu verder) dan kennen we bijvoorbeeld:

  • Waarderende Gemeenteopbouw; een onderzoeksmethode die op zoek gaat naar succesfactoren aan de hand van recente, kleine succesverhalen. De succesfactoren worden uit de kleine succesverhaaltjes naar boven gehaald en vormen de basis voor verbeelding van wat mogelijk zou zijn. Deze methode hangt sterk op de positieve psychologie en gebruikt de eigen verhalen en verlangens om in beweging te komen.

Een goed proces als één succesfactor

Een proces wordt geïnitieerd. Er worden bewust en actief een aantal handelingen en acties uitgevoerd om iets te bewerkstelligen. Met welke reden dit wordt gedaan blijft onbesproken. Het ‘waartoe’ als onderliggend fundament, het vertrouwen in elkaar, een integere samenwerkingshouding zonder dubbele agenda, een veilig klimaat waar vragen, twijfels en discussies tot gezamenlijke betekenis en draagvlak kunnen leiden en waar een eerlijke en gelijkwaardige weging van inzichten, belangen en voorkeuren wordt gehanteerd, ze zijn minstens zo belangrijk. In een goed proces kunnen deze factoren tot hun recht komen en deze factoren versterken op hun beurt een goed proces.

“In een goed proces kunnen deze factoren tot hun recht komen en deze factoren versterken op hun beurt een goed proces.”

Processen van Besluitvorming en Verandering

Een goed resultaat vraagt dus niet alleen om een ijzersterke inhoud, maar ook om een correcte manier waarop deze tot stand komt en hoe de informatie gebruikt wordt. In het proces ligt de kiem voor aanvaarding en meebewegen.

Een goed proces vraagt om een initiatief en eigenaarschap van het proces (procesbegeleiding), het vraagt om een zeker volgorde (procesinrichting) met de juiste personen en betrokkenen (wie levert de goede informatie en voor wie is deze informatie relevant), blijf met elkaar in contact over de betekenis van die informatie (dialoog) zodat er een gezamenlijk weloverwogen besluit kan worden genomen hoe verder te gaan (besluitvorming).